ホテルや結婚式場へのギフト直送は、「会場への事前確認」と「送り状への必要事項の記載」、この2点を押さえるだけで、ほとんどのトラブルは防げます。20年間、お客様の直送をサポートしてきたアトリエコロが、現場で起きた実例とともに注意点をまとめました。
「現地には届いているはずなんですが、受け取ったかどうかわかりますか？」
少し前のことです。出版記念のパーティー会場（ホテル）へ直送したお客様から、こんなお問い合わせをいただきました。
「現地には届いているはずなんですが、受け取ったかどうか確認できますか？」
追跡情報を確認したところ、荷物自体はたしかにホテルに届いていました。でも、その後どうなったのかは、こちらにはわかりません。主役の方からお礼の連絡がなかったことで、ご不安になられたのだと思います。
パーティー会場は、いろんな人がごったがえしています。そのなかで届いた荷物が、スタッフに適切に引き渡されず、バックヤードで行方不明になってしまうことは、残念ながら珍しくありません。最終的に荷物がどうなったかの報告もいただけず、今でも少し気になっているエピソードです。
対照的に、結婚式での直送でトラブルの報告を受けたことは、ほとんどありません。新郎新婦様が式場側としっかり事前確認をされているケースが多いからだと思っています。「準備の丁寧さ」が、直送の成否を分けているのを実感します。
なぜ直送には注意が必要なのか
ネットショップで購入した商品をホテルや結婚式場へ直接届けることは、今では珍しくありません。ただ、大きな会場には毎日多くの荷物が届きます。送り主の名前だけが記載された荷物は、スタッフが受け取り担当者を特定できず、バックヤードで何日も放置されてしまうことがあります。
また、ホテルや式場によっては荷物の受け取り自体を断っている場合や、受取可能な期間・条件が細かく決まっている場合も。先に確認せずに発送してしまうと、受け取り拒否で荷物が戻ってくる、ということにもなりかねません。
お酒はガラス瓶ゆえに破損リスクもあります。配送中の衝撃対策はアトリエコロ側でしっかり行っていますが、会場でのお受け取り後の扱いについては、事前に伝えておくと安心です。
直送をスムーズにする2つのステップ
STEP 1 会場に「受け取れるか」を先に確認する
まず、送り先の会場（ホテル・レストラン・結婚式場など）に連絡し、荷物を受け取ってもらえるかどうかを確認しましょう。このとき、以下の情報を先方に伝えると話がスムーズです。
- 商品の内容（例：名入れワイン1本 箱入り）
- おおよそのサイズと重量
- 希望のお届け日
受け取りOKとなったら、送り状に記載すべき情報を確認しておきましょう。会場によって必要な記載内容が異なります。下の表を参考にしてください。
| 送り先の種類 | 送り状に必要な情報 |
|---|---|
| ホテル | 送り主の氏名（フルネーム）／宿泊日時／宿泊者の氏名 |
| レストラン・パーティー会場 | 送り主の氏名（フルネーム）／パーティー名／パーティーの日時／幹事の氏名 |
| 結婚式場 | 送り主の氏名（フルネーム）／挙式日時／新郎新婦（両家）の氏名 |
宿泊者名・新郎新婦名などは、会場側が荷物を管理するための照合情報です。氏名が読み間違えられやすいものであれば、ふりがなも添えておくと親切です。
STEP 2 ご注文時に、確認した情報をお知らせください
アトリエコロにご注文いただく際、「会場への直送を希望する」旨と、STEP 1で確認した送り状の記載事項をまとめてお伝えください。
ご注文フォームの「備考欄」や、メール・お問い合わせフォームでご連絡いただく形が確実です。記載内容が揃っていれば、こちらで送り状を作成し、指定の会場へ発送します。
「式の前日には届けたい」「挙式3日前〜前日の間に到着させたい」など、到着希望のタイミングがある場合はあわせてお知らせください。会場によっては受け取れる期間が限られていることもあるため、余裕を持った日程での発送をおすすめしています。
パーティー直送のときは、サプライズより「一言添え」を
これは個人的な意見ですが——パーティー会場への直送でギフトを贈る場合、主役の方へのサプライズにしようとするよりも、事前に「会場に送っておいたよ」と一言伝えておくほうが、ギフトが届く確率は格段に上がります。
サプライズは、贈り手の気持ちとしてはすてきです。でも荷物は、受け取る人が存在を知っていてはじめて、ちゃんと手元に届きます。パーティーの主役は当日とても忙しい。「荷物が届いているはず」と知っていてもらうだけで、会場スタッフへの確認もしやすくなります。
よくある失敗と、その防ぎ方
アトリエコロのお客様からいただいた声や、実際に発生したトラブルをもとに、よくあるケースをまとめました。
| 起きがちな失敗 | 防ぎ方 |
|---|---|
| 荷物が会場内で行方不明になった | 送り状に宿泊者名・挙式日時などを明記する。パーティーの場合は主役本人にも事前に伝えておく |
| 会場に受け取りを断られた | 発送前に必ず会場へ確認の連絡を入れる |
| 誰宛の荷物かわからなくなった | 送り状の備考欄に「パーティー名・幹事名」など詳細を記入する |
まとめ
Q. ホテルや式場への直送で、事前に会場へ確認する電話は必ず必要ですか？
必須です。会場によっては荷物の受け取り自体を断っていたり、受取可能な期間が限られていたりします。「届いているはずなのに見つからない」というトラブルの多くは、この確認を省いたことが原因です。一本の電話で、ほとんどのリスクは避けられます。
Q. パーティー会場へのギフト直送はサプライズにしないほうがいいですか？
サプライズにしたい気持ちはよくわかります。ただ、パーティー当日は会場も人も慌ただしく、荷物の行方が把握されにくいのが正直なところです。主役の方に「会場に届けておいたよ」と事前に一言伝えておくだけで、荷物が確実に手元に届く可能性がぐっと高まります。
Q. アトリエコロに直送をお願いするとき、何をどう伝えればいいですか？
「直送希望」の旨と、会場から確認した送り状の記載事項（宿泊者名・挙式日時・パーティー名など）をご注文時の備考欄かお問い合わせフォームでお知らせください。希望到着日があれば一緒にお伝えいただくと、余裕を持ったスケジュールで発送できます。わからないことがあれば、お気軽にご相談ください。
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