アトリエコロでは、グループ全員の直筆メッセージやサインをボトルに彫刻してお届けすることができます。「みんなでまとめて贈りたい」という幹事さんのご注文を、長年お手伝いしてきました。スムーズに進めるには、「最初の連絡に必要事項をすべて盛り込む」「締め切りを1週間前倒しにする」「やりとりを一本化する」の3つが鍵です。
「あと一人、まだメッセージもらってないので…」
グループ注文の幹事さんから、こんなご連絡をいただいたことがあります。締め切りを数日過ぎても全員分のメッセージが揃わず、アトリエコロへの連絡が遅れてしまった、というケースです。こちらから状況を確認すると、「あと一人、まだメッセージをもらっていないので、もう少し待ってほしい」とのこと。
そこで「納期が遅れてもよければ、お待ちすることもできます」とお伝えしたところ、「いや、それは困ります」と。——もちろんそうですよね。渡す日はとっくに決まっているわけですから。
結果的にはなんとか間に合いましたが、幹事さんのご苦労が伝わる一幕でした。こういったことはグループ注文では珍しくありません。
幹事さんにとって一番つらいのは「追いかける手間」だと思います。最初の段取りを少し丁寧にするだけで、その手間がかなり減ります。以下に、長年の経験からまとめたコツをご紹介します。
コツ1：最初の連絡に必要事項をすべて盛り込む
グループでのプレゼント企画がうまくいくかどうかは、最初の連絡の質で大きく変わります。「後で詳しく説明します」というスタイルだと、質問が増えてやりとりが倍増します。最初の一通に必要な情報をすべて盛り込むのが鉄則です。
最初の連絡に入れておきたい項目はこちらです。
- 企画の趣旨（誰に、何を贈るか）
- プレゼントの内容と商品ページのURL
- 参加費と支払い方法・期限
- 参加者にお願いしたいこと（メッセージ、直筆サイン、画像など）
- 各種締め切り日時（曜日・時刻まで明記）
- 連絡先（幹事の氏名・連絡先）
直筆サイン・メッセージを集める場合は、書き方の指定が重要です
アトリエコロでは、ボトルに彫刻するメッセージや直筆サインをご提出いただく際に、用紙・ペンの太さ・濃さについてお願い事項をお伝えしています。ところが、実際には「シャーペンで書いてしまった」「白くない紙に書いた」というケースが少なくありません。
正直なところ、こうした指定を守っていただけないことは珍しくありません。その場合は、書き直しをお願いすることになります。幹事さんを通じて参加者の方に再度お願いする、というひと手間が増えてしまいます。
防ぐためには、参加者へ案内する前に一度アトリエコロへ「どんな形式で集めればいいか」を確認しておくのが一番です。参考イメージ画像もお送りできますので、お気軽にお問い合わせください。
コツ2：締め切りを「1週間前倒し・日時まで明確に」設定する
期限のあいまいな連絡は、どうしても後回しにされがちです。「なるべく早めに」ではなく、「●月●日（●）の●時まで」と曜日・時刻まで明示するのがポイントです。
また、「遅れる人が必ず出る」という前提で、実際に必要な締め切りより1週間ほど前倒しで設定しておくと安心です。リマインドを送るタイミングもあらかじめ決めておくと、心理的な負担が減ります。
参加が任意の場合は「ご参加が難しい場合は、このメッセージはスルーしていただいてかまいません」という一文を添えておくと、受け取る側のプレッシャーが和らぎます。気持ちよく参加してもらうための小さな配慮が、後のやりとりを円滑にします。
コツ3：連絡手段を一本化する
「AさんはLINE、BさんはメールでOK」という状態になると、情報が分散して抜け漏れの原因になります。この企画に関するやりとりは、1つのチャンネルに絞ることを最初にお願いしておきましょう。
参加者が多い場合は、Googleフォームなどの無料フォームを1つ作成し、そのURLを案内する方法が特におすすめです。メッセージや画像を送ってもらうと、内容が一か所に自動でまとまるため、幹事側の管理がとても楽になります。
参考：幹事さんが使える連絡文の例
以下は、アトリエコロへのご注文を想定した連絡文のサンプルです。ご自身の状況に合わせて自由にご活用ください。
●●さん、こんにちは。
【●●●●さんの●●お祝いプレゼントについて】
みんなで話し合い、アトリエコロさんの名入れ彫刻ワインをプレゼントすることに決まりました。
■商品ページ
https://a-cocoro.jp/（※該当商品のURLを記載）
■お願いしたいこと
直筆メッセージを彫刻に入れます。下記の指定を守ってご用意ください。
・A4サイズの無地・白の紙に記入
・太さ0.75mm以上の黒ボールペンまたはマジックで記入
・紙を撮影した写真を、このLINEグループに送付
■直筆メッセージ送付期限
●月●日（●）●時まで
■参加費
お一人●●●円
■お支払い
●月●日の集まりの際に幹事が声がけします。おつりのないようご準備ください。
ご参加が難しい場合は、このメッセージはスルーしていただいてかまいません。
ご不明な点があればいつでもご連絡ください。
幹事 ●● （連絡先：●●●-●●●●-●●●●）
まとめ
Q. 名入れボトルへの連名は何名まで対応できますか？
文字数にもよるため一概には言えませんが、5名前後までがきれいに仕上がる目安です。人数や文字数が増えると彫刻の文字が小さくなり、つぶれやすくなります。実は畠山自身も、7名の寄せ書き＋似顔絵入りボトルを作ったことがあります——とても大変でした。人数が多い場合は、事前にご相談いただくことをおすすめします。
Q. 注文前に幹事側でやっておくべきことはありますか？
参加者へ案内する前に、まずショップへ「どんな形式でメッセージを集めればいいか」を確認しておくのが一番スムーズです。直筆サインの書き方（ペンの太さ・用紙の色など）の指定が合わず、書き直しをお願いするケースもあります。参考イメージ画像もお送りできますので、お気軽にお問い合わせください。
Q. 締め切りを過ぎても参加者から連絡が来ないときはどうすればいいですか？
「あと一人待ちで…」という状況は幹事さんからよくいただく相談です。最初から締め切りを1週間前倒しにしておくのが、もっとも現実的な対策です。リマインドを1回送るタイミングも最初に決めておくと、精神的な負担が減ります。どうしても間に合わない場合は、早めにショップへご相談ください。
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