畠山です。

幹事といっても仲間内や社内での飲み会、忘年会、新年会、合コンの幹事、などさまざまです。

「幹事」でグーグルで検索すると、「幹事 疲れる」なんて予測キーワードがでてきて、大変さがひしひしと伝わってきます^^;

アトリエココロには、「友達みんなでオリジナルボトルをプレゼントしたい。」と幹事様からご依頼やご相談をよくいただきます。

私自身、今まで仲間うちでのさまざまなプレゼント企画の幹事の経験がありますので、幹事様の手間、とても共感します。

オーダーメイドのプレゼントを贈る時の幹事をされる方が、少しでも手間や時間が短縮できる、そのコツをお伝えします。

オーダーメイドのプレゼント~幹事がスムーズにいく3つのコツ~

1.箇条書きでわかりやすく内容を伝える

2.すべてにおいて期限をはっきり明示する

3.連絡方法は一つにまとめる

みんなで相談して何をプレゼントするかをきめた場合、または他の幹事との話しあいで決めた場合、どちらにしても、参加者様への参加をお願いする際に共通するのは、誰に、何を、どのように、いつなどの重要ポイントをおさえたものを、わかりやすくまとめて、最初の連絡の時に文章でお願いすることです。

今はFacebookやLineなどでは既読機能もあるので、便利ですね。 みんなでプレゼント 順番にみていきましょう。

1.箇条書きでわかりやすく内容を伝える

◎企画の趣旨、詳細

◎お願いしたい具体的な内容

◆寄せ書きメッセージを集める場合

メッセージの場合は文字数もきちんと明示 (ショップの指定がある場合もあるので、ショップに事前に相談して聞いておきましょう)
※寄せ書きの例文や、写真見本を添付すると、伝わりやすいです

◆直筆メッセージの場合

紙に書いてもらう場合、紙の色、ペンの種類、線の太さ、色なども細かく指定 (ショップの指定がある場合もあるので、事前に相談して聞いておきましょう)

◎参加費用

◎支払い方法とそのタイミングと期限

仲間うちでも入金期限はきちんと最初から明示しておいたほうがベストです。 (参加者の方には悪気なく忘れる方もいらっしゃいますし、立て替える幹事が後から請求するのは軽いストレスになります。)
それほど頻繁に会っている仲間ではないなど、みんなで話し合ってきめたのではなく幹事が主体となって決めた場合で1人1000円以上の徴収金額になる場合、
罪悪感を相手が感じずに断りやすい文章をいれておきましょう。

⇒(例)もし参加いただける場合は、お忙しいところお手数ですが、●月●●日午後●時までにお返事いただけると幸いです。
(それ以外の場合はこのメッセージは遠慮なくスルーしてくださってかまいません。) どうぞよろしくお願いいたしますm(__)m

2.すべてにおいて期限をはっきり明示する

◎直筆メッセージをお願いしたい場合はその提出期限、参加費の支払い期限などをはっきり明示

◎遅れる人が現れると予想して、期限は早めに設定

3.連絡方法は一つにまとめる

◎やりとりのメッセージ、メールアドレスやフォームなどは統一

1人はLINE、1人はメール、1人はFacebook、など連絡が分散すると漏れにつながります。できるだけ少ないやりとりですむよう、またまとめやすいよう、この企画に関しては、こちらが指定した連絡先に連絡をもらえるよう協力をお願いしておきましょう。
例えば、1つの方法として、メールフォームを1つ作成して、そのURLをメールや各SNSで案内して、そのフォームから内容や画像(必要な場合)などを送ってもらうようにしておくのもおすすめです。
フォームから送ってもらえると、指定アドレスに自動で連絡がいくので、連絡内容が一つの場所にまとまりとても管理しやすいのです。

※FacebookやLineなどにある既読機能がないメールなどでの連絡のみの場合は、万一のメール未読にも注意して、会える状況の時は、会った時に声もかけたり、電話をして、一言メールを送ったのでみてほしいことを伝えておいたほうがベターです。

メモ

参考までに例文を作ってみました。

《例文》

●●さん、こんにちは

《●●●●●●さんの●●●●のお祝いプレゼントについて》

幹事で話し合い、オリジナルワインボトルをプレゼントすることに決まりました。

●●●のメンバー全員の直筆メッセージをワインに彫刻で入れるネットショップ 「●●●(URLリンク)」にお願いすることに決めました。

下記、商品ページURLと詳細となりますのでご確認をお願いします。

~商品ページURL~ 《オリジナルボトルの内容》

◎渡す日:参加いただいた方の連名で、記念日の当日、●●月●●日着で本人の自宅宛に直接ネットショップから送付してもらう
◎参加料金:お一人●●●円

《参加者様にしていただくこと》

1.直筆メッセージは、「A4サイズ」の罫線や模様のない「真っ白」の「無地」の紙に、「0.75mm以上」の太さの「黒色」のボールペンかマジックで書いてください。
2.1の紙の写真を撮って●●●(例:Line)から送っていただけるようお願いいたします。
※紙の色や大きさ、ペンの種類や太さは必ず守っていただけるようお願いいたします。 参考イメージ写真を添付します。

◎直筆メッセージ送信期限:●月●日

《参加いただける場合にお願いしたいこと》

上記内容の企画に参加いただける場合は、参加いただける旨と、参加いただけるようでしたら、上記内容での直筆メッセージの写メールをお忙しい中お手数ですが、
【●月●日●●時まで】 にお送りいただけるようお願いいたします。

《料金の支払い》

【●月●日】の集まりの時に、幹事の●●が徴収に声をかけますので、おつりの内容にご用意ください。

(不参加の場合はこのメッセージは遠慮なくスルーしてくださってかまいません。) 何か不明なことがあればいつでもお気軽に聞いてください。
どうぞよろしくお願いいたしますm(__)m

●●●●●●●●●●●(※携帯電話番号)
幹事 ●●(※名前)

重要

繰り返しますが、わかりやすく、期限は余裕をもって明確に、連絡先を一つに、がポイントです。
できるだけやりとりの回数がお互いに少なくてすむよう、最初に必要事項の漏れがないか確認してから伝えるようにしましょう。
こちらから声かけする場合は、相手が負担にならないように、断りやすい状況も作っておいてあげてくださいね。
そして、報告とお礼メッセージも忘れないように!幹事としての仕事を最後まできちんとすることで、次の企画の時にも協力を得られやすくなります。
企画の主催、幹事は手間や時間がかかりますが、 幹事という立場はみんなと密にコミュニケーションがとれたり、関係を深めることができる貴重な機会です。
がんばってくださいね*^^*

 

  • 2015/05/17 15:17:28

畠山です。

その人だけの名前が入ったグラスやお酒のギフトは、贈られる方の
「相手に喜んでもらいたい!」の気持ちが通常よりかなり高いものです。

その気持ちの根底にあるものは、純粋に

「特別な記念日だから、普段なかなか味わえないHappyな気持ちをプレゼントしたい。」 であったり、

「あなたが本当に大切だよ、って伝えたい。」

「周りよりイケてるプレゼントをするやつって思われたい。」

「自分のことを他の人より特別に思ってほしい。」 の気持ちから、贈る人もいるでしょう。

これらの願いはほぼ間違いなく叶います。

プレゼント

 

受け取った方に 「私のことを大切な存在に思ってくれているんだ。」 「とても考えてくれたんだ。」

とダイレクトに感じてもらえるのが、その人だけの名前が刻まれたオリジナルのギフトです。

適当に何かあげておけばいいや、で選ぶプレゼントではないことが、見た瞬間に伝わるからです。

人はみんな、自分のことを特別扱いされたい、と心の底では切望ています。

そして無意識に、相手の言葉ではなく行動に真実があることをわかっています。
言葉ではうそをつけても行動ではうそがつけないからです。

例えば、大好きな彼に「誕生日お祝いするね。」っていわれていたのに、誕生日がきても「おめでとう。」の一言もなく、すっかり忘れられていた場合、
「その日は仕事で忙しかったんだ、でもずっと思っていたよ。」と後から言われても、軽い不信感が芽生えるのではないでしょうか。

逆に、普段は口べたで、自分のことを大切に思ってくれてるのかな、と不安にさせることもあった彼に、誕生日に

「Happy Birthday Mika!」なんて刻まれたワインボトルをサプライズで渡されたら…想像してみてください♪

特別な想いがそのまま特別な形になったオリジナルギフトは魔法のスパイス。

アトリエココロでは、あなたの大切な人に、あなたの大切な想いを伝えるお手伝いをしています。

  • 2015/05/11 18:00:19

畠山です。

今や星の数ほどショップがあり、街をあるけば、星の数ほど物に溢れています。インターネットの通販ショップでオーダーすれば、翌日には簡単にいいものが手に入ります。

店員さんとやりとりするわずらわしさも一切ない。

オーダーメイドの商品のサービスは、受け取るまでに時間がかるだけでなく、お店とのメールや電話のやりとりが少なからず発生します。
システムを簡略化して、発生しないショップもありますが、アトリエココロでは間違いなく発生します。

「もっと簡単に買えるものでいいんじゃない。」
「ブランド品とかいいものもたくさんあるよ!」

そう思われる方もいらっしゃると思います。

では、なぜ、わざわざ時間も手間もかける品を選ばれる方がいらっしゃるのでしょうか。
それは、優しさとは、相手のために時間を使うこと

それを、そのギフトを受け取った方が、瞬間でダイレクトに感じることを、プレゼントされる方は、無意識にでも心の底でわかっていらっしゃるからです。
これは、私の信条でもあり、今まで数多く伝え続けてきたこと、このショップを運営し続けている理由の一つです。

kyandoru時間も手間もかかった、その人のオリジナルの名前メッセージ入りのプレゼントは、言葉がなくてもそれ1つで、
「こんなにも自分のことを思ってくれている」「すっごく考えてくれたんだ」
一瞬でそれを伝えることができる

魔法のスパイスなのです。

  • 2015/05/10 18:00:30

畠山です。

アトリエココロには、毎日、大切な人の特別な記念日に、心に残る贈り物をしたい、とご相談のお電話がかかってきます。

2006年の秋に創業したアトリエココロは、創業から数年間は、私一人で対応させてもらっていました。

自宅の一室からスタートし、当時はご注文もそれほど多くなかったですが、私自身、この7年間、数えきれないほどの、サプライズギフトやお祝いやパーティーの演出に関するご相談をうけ、アドバイスさせてもらってきました。

記念日

そこで相談されることは本当にさまざまで、商品の納期や商品についてなどももちろん多いのですが、当ショップのサービスをお選びいただく前の段階での、プレゼントやその内容へのご相談もとても多いのです。

「父が還暦を迎えるので、家族みんなであげたいんですけど、日本酒って人気ありますか」

「名前入れてもらったワイン、レストランで出してもらって驚かせたいんです。ラッピングは箱だとかさばるから他のものがあればうれしいんですけど、、」

「花をシャンパンにつけたら綺麗ですか。プリザーブドとか、何か方法ありますか」

「上司が定年なので仲間であげるのにお酒がいいでしょうか。ペアのグラスのほうがいいかなという意見もでてるんですよ」

「遠距離の彼女に贈りたいのですが、贈り主を隠してもらいたいんです。開けたときにビックリ、みたいな感じにしたくて」

ご相談一つ一つに、その人だけの人生、ドラマがあります。

私は、人と人との良い関係を継続していくために、もっとも重要なのは「距離感」だと思っています。

彼氏、彼女の恋人との距離感

妻、夫との夫婦の距離感

片思いのあの人との距離感
父、母との両親との距離感

親戚との距離感

友達との距離感

同僚との距離感

恩師との距離感

上司との距離感

部下との距離感

ビジネス関係者との距離感

お互いが「この人とはこれくらいが心地よい」距離感は相手によってかわってきます。
(時には相思相愛ではないかもしれません。泣)

そしてそれは、時間の流れとともに、環境によって、相手によって、交流によって、その量と質、または相性によって、社会的な関係性によって、その時々で変化します。

当ショップのサービスや商品は、その距離感を一瞬で縮める、魔法のような特別なスパイスなのです。

  • 2015/05/09 18:00:46